Zatrudniasz pierwszego pracownika
- Ogłoszenie i rekrutacja. Od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi z wyprzedzeniem dostać informację o wynagrodzeniu albo jego widełkach: w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo, w przypadkach wskazanych w ustawie, przed nawiązaniem stosunku pracy. Jeśli w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy, przekazuje się też jego odpowiednie postanowienia. Ogłoszenie i nazwa stanowiska muszą być neutralne pod względem płci.
- Badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy.
- Umowa o pracę, a najpóźniej 7 dni od dopuszczenia do pracy – informacja o warunkach zatrudnienia.
- Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczenia.
- PPK. Co do zasady obowiązek dotyczy każdego, kto zatrudnia choćby jedną osobę w rozumieniu ustawy o PPK – także pełnoletnich zleceniobiorców, którzy z tytułu umowy obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podstawowa wpłata pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia, pracownika – 2%. Mikroprzedsiębiorca nie musi zawierać umowy o prowadzenie PPK, jeśli wszystkie osoby objęte zapisem złożą deklarację rezygnacji, a osoby w wieku 55–69 lat nie wystąpią o przystąpienie.
- Akta osobowe w pięciu częściach: A – rekrutacja, B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia, C – rozwiązanie umowy, D – odpowiedzialność porządkowa i inna odpowiedzialność, dla której przepisy przewidują zatarcie kary, E – kontrola trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Co miesiąc
| Termin | Co |
|---|---|
| do 15. | deklaracje i składki ZUS płatników z osobowością prawną (np. sp. z o.o.); wpłaty do PPK za poprzedni miesiąc |
| do 20. | deklaracje i składki ZUS pozostałych płatników (np. jednoosobowa działalność, spółki osobowe); zaliczki na PIT pobrane od wynagrodzeń |
Przed tymi terminami trzeba zamknąć listę płac: nieobecności, zwolnienia lekarskie, nadgodziny, premie i potrącenia. Dlatego w praktyce najwięcej zależy od tego, jak szybko po końcu miesiąca dostajemy informacje o czasie pracy.
Co roku
- do 31 stycznia – PIT-4R i PIT-8AR oraz PIT-11 do urzędu skarbowego,
- do końca lutego – PIT-11 dla pracowników i zleceniobiorców,
- co 4 lata – ponowne zapisanie do PPK osób, które z niego zrezygnowały. Najbliższe przypada w 2027 r.: informacja do końca lutego, naliczanie wpłat od wynagrodzeń wypłacanych w marcu, przekazanie do 15 kwietnia – chyba że dana osoba złoży nową rezygnację. Automatyczne wznowienie nie obejmuje osób, które przed 1 kwietnia 2027 r. skończą 55 lat: w wieku 55–69 lat uczestniczą tylko na własny wniosek, a osoby, które przed tą datą skończą 70 lat, nie są obejmowane wznowieniem.
Płaca minimalna w 2026 roku
4806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie i 31,40 zł brutto za godzinę przy umowie zlecenia i umowie o świadczenie usług.
Co zmieniło się w przepisach
- Staż pracy liczony szerzej. Od 1 maja 2026 r. u pracodawców prywatnych do stażu pracy wlicza się m.in. okresy umów zlecenia i prowadzenia własnej działalności. Staż ogólny wpływa na wymiar urlopu, a okresy zaliczane do stażu u danego pracodawcy – m.in. na długość okresu wypowiedzenia. Osoby zatrudnione 1 maja 2026 r. mają 24 miesiące od tej daty na udokumentowanie tych okresów, np. zaświadczeniem z ZUS.
- Nowe uprawnienia PIP. Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może po kontroli wydać decyzję, że umowa zlecenia albo inna umowa cywilnoprawna jest w rzeczywistości umową o pracę – jeśli firma nie wykona wcześniej polecenia usunięcia naruszenia. Decyzję można zaskarżyć do sądu. Jeśli ktoś pracuje w stałych godzinach, pod czyimś kierownictwem i w miejscu wskazanym przez firmę, warto przyjrzeć się jego umowie teraz, a nie w czasie kontroli.
- Mobbing i równe traktowanie. Od 5 listopada 2026 r. zmieniają się przepisy o mobbingu. Do 5 maja 2027 r. trzeba dostosować regulamin pracy albo wydać wymagany regulamin. Odrębny regulamin dotyczy firm zatrudniających co najmniej 10 pracowników, jeśli tych zasad nie określa już układ zbiorowy albo regulamin pracy.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą
Dokumentację pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. przechowuje się 10 lat, licząc od końca roku, w którym zakończyła się praca. Można ją prowadzić na papierze albo elektronicznie.