Kiedy zmienić biuro
Najprościej od 1 stycznia: poprzednie biuro zamyka rok, a nowe zaczyna od bilansu otwarcia albo zakłada KPiR na nowy rok, z remanentem i danymi potrzebnymi do dalszej amortyzacji. Zmiana w trakcie roku też jest możliwa. Wtedy kluczowe jest ustalenie, za który miesiąc ostatnie rozliczenia robi poprzednie biuro, a od którego zaczyna nowe. Datę przejęcia wpisz w wypowiedzenie umowy i sprawdź w niej okres wypowiedzenia.
Co odebrać od poprzedniego biura
Przy KPiR i ryczałcie
- KPiR albo ewidencję przychodów za bieżący rok, z podsumowaniem narastającym,
- zestawienie zapłaconych w tym roku zaliczek na podatek i składek ZUS,
- ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych z dotychczasowymi odpisami amortyzacyjnymi,
- spis z natury, który jest remanentem początkowym przy KPiR – także zerowy; może to być spis z 31 grudnia poprzedniego roku. Obejmuje towary, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady,
- rejestry VAT i wysłane pliki JPK_V7 za bieżący rok.
Przy księgach rachunkowych
- zestawienie obrotów i sald na dzień przejęcia oraz ostatnie zatwierdzone sprawozdanie finansowe,
- dokumentację zasad rachunkowości z planem kont,
- rozrachunki: listę nierozliczonych należności i zobowiązań,
- ewidencję środków trwałych z planem amortyzacji,
- najlepiej także plik z danymi z programu księgowego, jeśli da się go wyeksportować.
Przy kadrach i płacach
- akta osobowe, jeśli przechowywało je biuro,
- listy płac i karty wynagrodzeń; wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy są potrzebne m.in. do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego,
- informacje o PPK: umowy z instytucją finansową, deklaracje rezygnacji,
- ewidencję urlopów i czasu pracy.
Dostępy i pełnomocnictwa
- Urząd skarbowy – odwołaj pełnomocnictwa osób z poprzedniego biura do podpisywania deklaracji elektronicznych (formularz OPL-1) i udziel ich osobom z nowego biura (UPL-1).
- ZUS – odwołaj dotychczasowe pełnomocnictwo (formularz PEL-O) i udziel nowego na formularzu PEL, z zakresem potrzebnym do rozliczeń.
- KSeF – odbierz uprawnienia poprzedniemu biuru i nadaj je nowemu. Więcej na stronie KSeF w praktyce.
- Bank – jeśli poprzednie biuro miało podgląd rachunku albo dostawało wyciągi automatycznie, zmień to w banku.
Jak to wygląda u nas
Na pierwszej rozmowie ustalamy datę przejęcia i sprawdzamy, co już masz, a czego brakuje. Listę dokumentów dopasowujemy do formy prowadzenia księgowości w Twojej firmie. Dokumenty możesz przynieść do biura na Powiślu albo przekazać zdalnie.