Księgi rachunkowe

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe

Zawsze, niezależnie od przychodów: spółki z o.o., akcyjne, proste spółki akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne, także w organizacji. Ten sam obowiązek mają spółki jawne i spółki cywilne, w których wspólnikiem jest nie tylko osoba fizyczna, np. inna spółka. Podstawa: art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Po osiągnięciu progu przychodów: przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Księgi są obowiązkowe od roku następującego po roku, w którym przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów wyniosły co najmniej 2 500 000 euro. Przedsiębiorcy rozliczający PIT sprawdzają dodatkowo przychody w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT, czyli nie tylko ze sprzedaży.

Kwotę w złotych liczy się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku. Na 2026 r. jest to kurs z 1 października 2025 r.: 4,2586 zł za euro.

Uwaga na nieaktualne źródła. Do końca 2024 r. próg wynosił 2 000 000 euro i wiele artykułów w internecie wciąż podaje tę kwotę. Od roku obrotowego 2025 obowiązuje 2 500 000 euro. Kwota 2 000 000 euro zostaje ważna przy innych limitach: dla ryczałtu i statusu małego podatnika.

Poniżej progu można prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie. Przedsiębiorca rozliczający PIT informuje o tym w zeznaniu rocznym za rok, w którym prowadził księgi; w spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych robi to każdy wspólnik.

Co obejmuje prowadzenie ksiąg

• Dokumentacja zasad rachunkowości, w tym zakładowy plan kont. Ustawa wymaga jej od każdej jednostki prowadzącej księgi. To w niej zapisuje się m.in. sposób wyceny aktywów i ustalania wyniku.
• Księgowanie dokumentów w dzienniku i na kontach księgi głównej oraz w księgach pomocniczych: rozrachunki z kontrahentami, urzędami i pracownikami, środki trwałe i ich amortyzacja.
• Rozliczenia miesięczne: VAT i plik JPK_V7, zaliczki na podatek dochodowy, uzgodnienie kont z wyciągami bankowymi.
• Zamknięcie roku: inwentaryzacja, rozliczenia międzyokresowe, sprawozdanie finansowe i zeznanie roczne właściwe dla podatnika: CIT-8, CIT-8E przy estońskim CIT albo PIT przedsiębiorcy lub wspólników spółki, która sama nie płaci podatku dochodowego.

Rok w pełnej księgowości

Terminy dla spółki, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym:

Sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej. Podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki: w spółce kapitałowej zarząd, a w spółkach osobowych i cywilnych osoby wskazane w ustawie o rachunkowości, np. wspólnicy prowadzący sprawy spółki. Przy kilkuosobowym zarządzie wystarczy podpis jednej osoby, jeśli pozostałe złożą wymagane oświadczenia. Warto ustalić z zarządem wcześniej, kto i czym podpisuje, bo przy kilku osobach to bywa najdłuższy etap.

Przedsiębiorca prowadzący księgi w jednoosobowej działalności składa sprawozdanie do Szefa KAS przed upływem terminu złożenia zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia.

JPK_KR_PD: księgi w pliku dla urzędu

Po zakończeniu roku księgi wysyła się urzędowi w postaci pliku JPK_KR_PD, a ewidencję środków trwałych – w pliku JPK_ST_KR. Od 1 lipca 2026 r. termin jest oddzielony od zeznania CIT-8: pliki wysyła się do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Za 2026 r. przypada to na 31 lipca 2027 r., a ponieważ to sobota – na 2 sierpnia 2027 r. Obowiązek wchodzi etapami:

• od 2025 r. – podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z przychodami powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe (za rok rozpoczynający się w 2025 r. bez obowiązku wysyłki JPK_ST_KR),
• od 2026 r. – dochodzą pozostali prowadzący księgi rachunkowe, którzy składają JPK_V7M,
• od 2027 r. – dochodzą wszyscy pozostali, w tym rozliczający VAT kwartalnie i niebędący czynnymi podatnikami VAT.

Każde konto w planie kont dostaje znacznik, który wskazuje pozycję bilansu albo rachunku zysków i strat oraz – tam, gdzie to wymagane – sposób ujęcia podatkowego. Znaczniki trzeba przypisać przed wygenerowaniem pliku i sprawdzić, czy zgadzają się ze sprawozdaniem i z rozliczeniem podatku.

Estoński CIT

Na estońskim CIT samo wypracowanie i zatrzymanie zysku w spółce zasadniczo nie powoduje podatku. Podatek powstaje m.in. wtedy, gdy wspólnicy uchwałą przeznaczą zysk do wypłaty albo na pokrycie strat sprzed wejścia w estoński CIT, a także od ukrytych zysków i wydatków niezwiązanych z działalnością. Taka spółka zawsze prowadzi księgi rachunkowe. Najważniejsze warunki:

• forma: spółka z o.o., akcyjna, prosta spółka akcyjna, komandytowa albo komandytowo-akcyjna,
• wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, a spółka nie ma udziałów w innych spółkach,
• w poprzednim roku mniej niż 50% przychodów, liczonych razem z należnym VAT, pochodziło ze źródeł wymienionych w ustawie, np. z odsetek, poręczeń czy sprzedaży wierzytelności,
• co do zasady co najmniej 3 pełne etaty dla osób niebędących wspólnikami przez co najmniej 300 dni w roku albo ustawowy wariant z wynagrodzeniami dla co najmniej 3 osób na innych umowach; firmy, które zaczynają działalność, mogą dochodzić do tego stopniowo,
• zawiadomienie ZAW-RD złożone do końca pierwszego miesiąca, od którego spółka ma się tak rozliczać. Można wejść także w trakcie roku, ale wymaga to zamknięcia ksiąg i sprawozdania za wcześniejszy okres.

Od 2022 r. nie ma limitu przychodów. To, czy estoński CIT się opłaca, zależy głównie od tego, ile zysku wspólnicy chcą wypłacać i jak dużo spółka inwestuje. Tę decyzję warto policzyć na liczbach konkretnej spółki, zanim minie termin na zawiadomienie.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• faktury sprzedaży i zakupu: te z KSeF pobieramy sami, pozostałe (np. zagraniczne, paragony) przekazujesz Ty,
• wyciągi ze wszystkich rachunków bankowych i kart firmowych,
• umowy, które wpływają na księgi: leasing, kredyty i pożyczki, najem, umowy ze wspólnikami,
• informacje o zdarzeniach, których nie widać na fakturach: zakup lub sprzedaż środka trwałego, uchwały wspólników, zmiany w zarządzie.

Jak długo przechowywać dokumenty

Księgi, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Zatwierdzone sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku ich zatwierdzenia. Przepisy podatkowe mogą wydłużyć ten okres: dokumenty trzeba mieć do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Zawieszenie albo przerwanie biegu przedawnienia wydłuża ten czas.