Kto i od kiedy
| Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | krajowe firmy co do zasady odbierają faktury w KSeF; wystawiać muszą firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł |
| 1 kwietnia 2026 r. | wystawianie faktur w KSeF – pozostali podatnicy, z wyjątkami opisanymi niżej |
| 1 stycznia 2027 r. | koniec przejściowych wyjątków (niżej) |
Do końca 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury firmy, u których wartość faktur objętych obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Fakturę, przy której limit zostaje przekroczony, i wszystkie kolejne trzeba już wystawiać w KSeF – także gdy później sprzedaż spadnie. Do końca 2026 r. poza systemem zostają też faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej oraz paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone).
Faktury dla konsumentów i kontrahentów zagranicznych
Faktury dla osób prywatnych nie muszą przechodzić przez KSeF. Można je tam wystawić dobrowolnie, ale konsumentowi i tak trzeba przekazać fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF z numerem KSeF i wymaganym kodem QR. Obowiązek KSeF nie obejmuje też faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Faktury od zagranicznych dostawców, które dostajesz poza KSeF, przekazuj księgowości osobno.
Gdy KSeF nie działa albo nie masz internetu
| Sytuacja | Do kiedy wysłać fakturę do KSeF |
|---|---|
| tryb offline24 (może go wybrać każdy, np. przy braku internetu) | najpóźniej następnego dnia roboczego |
| niedostępność KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów | następnego dnia roboczego po jej zakończeniu |
| awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów | w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia |
| awaria całkowita ogłoszona w mediach | faktury wystawia się poza KSeF i nie wysyła się ich później do systemu |
Jeśli fakturę wystawioną offline trzeba przekazać kontrahentowi, zanim trafi do KSeF, umieszcza się na niej dwa kody QR. Jeden z nich wymaga certyfikatu KSeF do trybu offline, dlatego certyfikat warto wygenerować wcześniej, a nie w dniu awarii. Po nadaniu numeru KSeF stosuje się kod z tym numerem.
Uprawnienia: jak dać biuru dostęp do faktur
Firma nadaje uprawnienia w KSeF, np. w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność loguje się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo najpierw wskazuje w urzędzie skarbowym, na zawiadomieniu ZAW-FA, pierwszą osobę uprawnioną do KSeF – samo prawo do reprezentacji spółki nie daje dostępu. Biuro rachunkowe może dostać uprawnienie do przeglądania faktur, a jego pracownicy dostęp w ramach tego uprawnienia.
Przy zmianie biura rachunkowego pamiętaj, żeby odebrać uprawnienia poprzedniemu biuru. Więcej o tym na stronie Zmiana biura rachunkowego.
Co jeszcze się zmieni
- Numer KSeF w przelewie. Od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach objętych tym obowiązkiem – m.in. przelewach między czynnymi podatnikami VAT za faktury z KSeF – trzeba będzie podawać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Odrębne zasady dotyczą podzielonej płatności. Już teraz warto sprawdzić, czy program do faktur albo bank potrafi go wstawić automatycznie.
- Kary za nieprzestrzeganie zasad KSeF. Według obecnej ustawy stosuje się je od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich do 31 grudnia 2027 r.; wymaga to zmiany ustawy.
- Tokeny do KSeF. Miały działać tylko do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że pozostaną bezterminowo; zmiana rozporządzenia jest w przygotowaniu.